App para distribuir tarefas entre a equipa da lavandaria

Cada funcionário recebe no telemóvel exatamente o que tem de fazer, e quem manda vê o dia todo num ecrã.

Para quem é

Uma lavandaria de bairro com balcão à rua, lavagem a seco, engomadoria e algumas recolhas ao domicílio. São três ou quatro pessoas: a dona ao balcão, duas na máquina e na tábua de engomar, e alguém que faz as entregas de carro. O aperto chega às sextas, com os sacos a acumular no chão e todos a perguntar ao mesmo tempo qual é a peça que sai primeiro.

O problema hoje

Ando com os papéis dos tickets atrás da orelha. Escrevo numa folha quem leva o quê e, à hora de almoço, já ninguém sabe se aquele casaco foi tratado da nódoa ou se continua à espera. Repito as instruções três vezes e, quando a cliente chega às seis, a peça está lavada mas não passada. Se eu saio para ir ao banco, o trabalho encalha, porque só eu sei o que é urgente. E há peças delicadas que ninguém devia tocar sem me perguntar, mas às vezes tocam, e depois a conta é minha.

O que o app faz, tela por tela

1. O meu dia (funcionário) — Mostra a cada pessoa da equipa, pela ordem certa, só as peças e as tarefas que lhe foram entregues para hoje.
2. Tarefa com checklist (funcionário) — Abre a peça com os passos a cumprir e as instruções da etiqueta, e deixa marcar cada passo e tirar foto antes de dar a tarefa por feita.
3. Pedir aprovação (funcionário) — Serve para parar antes de arriscar numa peça delicada ou numa nódoa difícil e mandar a dúvida, com foto, a quem decide.
4. Distribuir o trabalho (dona ou encarregada) — É onde o trabalho do dia é repartido pelas pessoas e pelos turnos, e onde se muda a ordem quando entra uma urgência.
5. O dia da loja (dona) — Dá num só ecrã o que está em atraso, o que espera aprovação e o que já está pronto para entregar.
6. Recolhas e entregas (motorista) — Leva a lista de moradas da volta de hoje, com o mapa e a confirmação de que a peça foi entregue.
7. Histórico da peça (dona e balcão) — Serve para responder à cliente ao telefone, mostrando por onde andou a peça e quem a tratou.

Quem usa e o que ele registra

• Peças e serviços — Número do ticket, nome e contacto da cliente, serviço pedido, nódoas e defeitos apontados à entrada, prazo e estado atual. O balcão e a dona vêem todas; cada funcionário vê as que tem em mão.
• Tarefas do dia — O que há para fazer em cada peça, quem ficou com ela, o turno, a hora combinada, se já está dada por feita e a foto de quem a fechou.
• Equipa — Nome, função, turnos e o que cada pessoa pode ver e fazer na app. Só a dona mexe nisto.
• Aprovações — A dúvida levantada, a foto, a resposta de quem decidiu e a nota que fica guardada na ficha da peça.
• Recolhas e entregas — Morada, janela de horas, quem faz a volta e a confirmação da entrega. Vista pelo motorista e pela dona.

O que muda para o negócio

Deixa de haver peças paradas sem se saber de quem são. O trabalho do dia aparece repartido no telemóvel de cada um, por ordem, e quem acaba uma tarefa vê logo a seguinte. As peças delicadas param antes de estragar, porque ficam à espera de resposta em vez de seguirem no palpite. A dona pode sair da loja sem o trabalho encalhar e, quando a cliente liga, há uma resposta certa sobre onde está a peça. Menos peças entregues mal acabadas, menos trabalho repetido, menos discussão sobre quem é que ficou com o quê.

A decisão que importa

A decisão é se o trabalho é entregue a uma pessoa de cada vez ou se fica numa fila comum de onde cada um puxa o que quiser. A fila comum parece mais flexível e escoa bem nas horas de ponta, mas não deixa rasto: ninguém responde por uma peça e a vista do dia passa a ser um monte sem dono. Atribuir o trabalho a uma pessoa dá um responsável a cada peça, mostra quem está sobrecarregado e permite ver onde o dia encalhou. O caminho é atribuir por pessoa, deixando apenas uma pequena fila lateral para o que não tem destino óbvio, que a encarregada reparte ao longo da manhã.

O que construir primeiro, e o que pode esperar

Primeiro só o essencial: tarefas atribuídas, checklist por peça, aprovações e a vista do dia. Com isto a loja já trabalha. As recolhas com mapa, o histórico completo da peça e qualquer conta de produtividade podem esperar, porque só fazem sentido quando a equipa já estiver a marcar as tarefas como feitas. Dar acesso à cliente também fica para depois: enquanto o que está dentro não for de confiança, mostrar o estado por fora só traz chamadas.

Como a BooDoo constrói

Descreves a lavandaria em português e a BooDoo constrói. Faz o que está por trás: base de dados das peças e das tarefas, e entradas separadas para a dona, a encarregada, os funcionários e o motorista, cada um a ver o seu ecrã. Do mesmo pedido sai a app Android, que podes publicar no Google Play na tua conta, e o site no seu endereço, para usar no computador do balcão. Mapas para as voltas e botão de WhatsApp para falar com a cliente entram quando fizerem falta. Depois muda-se a app descrevendo a mudança. Há apps já feitas de outros ofícios para experimentar e copiar e, se preferires que te façam, há o BooDoo Launch.

Como saber que funciona

Ao fechar a loja não sobra nenhum saco no chão sem se saber em que pé está, e a dona passou o dia sem ter de perguntar a ninguém quem é que ficou com aquele casaco.

Construa

Cole este pedido e ele é construído.

Tenho uma lavandaria com lavagem a seco e engomadoria e somos quatro a trabalhar. Quero uma app no telemóvel, com site por trás para o computador do balcão, onde eu reparto o trabalho do dia pelas pessoas e cada uma só vê as peças que lhe dei, por ordem, com os passos a cumprir e espaço para marcar cada passo e tirar foto antes de fechar a tarefa. Quando a peça é delicada ou tem uma nódoa difícil, quem está a tratar manda-me a dúvida com foto e espera a minha resposta. Quero um ecrã meu com o que está em atraso, o que espera aprovação e o que está pronto para entregar, e o histórico de cada peça para eu responder ao telefone. Entradas diferentes para mim, para a encarregada, para os funcionários e para quem faz as entregas de carro.