App para organizar los horarios de mi escuela de manejo

Un calendario donde ves a todos tus instructores, qué alumno tiene clase y a qué hora, y quién tiene lugar para una reserva nueva.

Para quién es

Para el dueño de una escuela de manejo con tres o cuatro instructores y dos autos de práctica. En la oficina hay alguien en recepción que contesta el teléfono y el WhatsApp. El problema aprieta el lunes temprano: llegan dos alumnos a la misma hora buscando al mismo instructor, y el auto ya salió con otro.

El problema hoy

Todo vive en una libreta grande sobre el escritorio y en los mensajes de WhatsApp de recepción. Cuando un alumno pide clase, hay que hablarle al instructor para preguntarle si está libre, y mientras tanto el alumno ya colgó. A veces se apunta la clase en la hoja equivocada y el instructor llega a casa del alumno que ya no iba. Los alumnos olvidan su clase y nadie les avisó. Cuando un instructor falta, hay que llamar uno por uno a sus alumnos del día y buscarles lugar con otro. Y nadie sabe de memoria cuántas clases le quedan a cada alumno de su paquete.

Qué hace la app, pantalla por pantalla

1. Horarios libres — El alumno ve los espacios abiertos por día y por instructor, y aparta el que le acomoda.
2. Mis clases — El alumno ve sus próximas clases, cuántas le quedan del paquete y pide un cambio de día.
3. Mi día — El instructor ve sus clases de hoy en orden, con el nombre del alumno y dónde lo recoge.
4. Agenda completa — Recepción y el dueño ven a todos los instructores lado a lado, confirman, mueven clases y abren el chat de WhatsApp con el alumno para recordarle.
5. Horarios de instructores — El dueño define a qué horas trabaja cada instructor, sus días libres y qué auto usa, para que solo se puedan apartar horas reales.
6. Alumnos y paquetes — Recepción registra al alumno, el paquete que pagó y va viendo cuántas clases le quedan.

Quién la usa y qué registra

• Alumnos — Nombre, teléfono, dirección donde lo recogen, paquete que compró, clases que le quedan y notas del instructor. Recepción y el dueño ven a todos; el alumno ve solo lo suyo; el instructor ve los datos del alumno que tiene en su día.
• Instructores — Nombre, horas en que trabaja, días libres y auto asignado. El dueño ve a todos; cada instructor ve su propio horario.
• Clases — Alumno, instructor, día y hora, punto donde empieza y en qué va la clase: apartada, confirmada, movida, cumplida o no llegó. Cada quien la ve según su papel en la escuela.
• Paquetes y pagos registrados — Qué paquete se vendió, cómo se pagó, cuánto se abonó y cuántas clases ya se usaron. Solo lo ven recepción y el dueño.

Qué cambia para el negocio

Se acaban las clases encimadas, porque una hora ocupada ya no aparece libre. Recepción deja de hablarle al instructor para saber si puede y contesta en el momento, así que el alumno que llamó sí agenda. Los instructores salen sabiendo a quién recogen y dónde. Faltan menos alumnos, porque el recordatorio sale por WhatsApp antes de la clase. Cuando un instructor no llega, el dueño ve en una sola pantalla quién tiene lugar y pasa las clases ahí mismo. Y nadie discute cuántas clases le quedaban del paquete.

La decisión que importa

La decisión es si el alumno puede apartar clase antes de pagar o solo con paquete ya pagado. Si dejas apartar a cualquiera, llenas el calendario de gente que nunca llega y le quitas la hora a quien sí iba a pagar. Si solo pueden apartar los que ya tienen paquete, el calendario refleja alumnos reales. Ve por lo segundo: recepción registra el paquete cuando el alumno paga en la oficina o por transferencia, y de ahí en adelante el alumno aparta sus clases solo, descontando de las que le quedan. Para el que apenas pregunta, deja una solicitud que recepción revisa, en lugar de una reserva confirmada.

Qué construir primero y qué puede esperar

Primero el calendario con todos los instructores, los horarios en que cada uno trabaja, la reserva del alumno, confirmar y mover clases, y el botón de WhatsApp para recordarle. Eso es lo que hoy se pierde en la libreta. Puede esperar: el examen teórico en la app, las notas largas del instructor por alumno, el control de licencias y permisos, y el reporte mensual de clases por instructor. Esas cosas se agregan después describiendo el cambio.

Cómo la construye BooDoo

Describes tu escuela en español y BooDoo la construye. Hace la base de datos y el acceso con contraseña para dueño, instructores y alumnos, y cada uno entra a su propia pantalla. De la misma petición sale un sitio web con su dirección en internet y una app de Android que puedes subir a Google Play con tu cuenta, y conectarle tu dominio. Le agrega el mapa para el punto de recogida y los botones de WhatsApp para escribirle al alumno. Si luego quieres otra cosa, lo pides con palabras.

Cómo sabrás que funciona

Pasa una semana entera sin que dos alumnos lleguen a la misma hora con el mismo instructor, y recepción ya no tiene que llamar por teléfono para saber si alguien está libre.

Constrúyela

Pega esta petición y se construye.

Tengo una escuela de manejo en México con cuatro instructores y dos autos. Quiero una app donde yo registre a cada instructor con las horas en que trabaja y sus días libres, y donde recepción registre al alumno con su teléfono, su dirección de recogida en el mapa y el paquete de clases que pagó. El alumno entra desde su celular, ve solo los horarios libres de cada instructor y aparta su clase, descontando de las que le quedan, y una hora ya ocupada no debe poder apartarse otra vez. Recepción y yo vemos un calendario con todos los instructores lado a lado para confirmar, mover clases a otro instructor cuando alguien falta, y mandarle el recordatorio al alumno por WhatsApp. Cada instructor entra y ve nada más sus clases del día con el nombre del alumno y dónde lo recoge. Quiero la app de Android y el sitio web.