Connaître vos stocks de matériaux sans faire l'inventaire chaque semaine

Un carnet de stocks pour votre chantier, sur votre téléphone et votre ordinateur, qui vous dit ce qu'il reste à utiliser.

Pour qui

Vous avez une entreprise de bâtiment à Abidjan. Deux ou trois chantiers en même temps, une équipe de maçons et de ferrailleurs, un magasinier au dépôt, un chef sur chaque site. Le matin, le chef vous appelle pour dire qu'il n'y a plus de ciment, alors que vous pensiez en avoir. Les maçons attendent sous le hangar, vous courez à la quincaillerie, et la journée est déjà entamée avant d'avoir commencé.

Le problème aujourd'hui

Le stock, c'est un cahier au dépôt, et le reste dans ma tête. Le magasinier note les entrées quand il y pense, les sorties presque jamais. Pour savoir ce qui reste, il faut que quelqu'un descende compter les sacs et les barres de fer, et on ne le fait pas toutes les semaines. Alors je rachète du ciment que j'avais déjà, ou bien je découvre à huit heures du matin qu'il n'y a plus de pointes. J'appelle le fournisseur en urgence, je paie le transport une deuxième fois, et les gars restent assis. Et quand le fer diminue, personne ne sait quand il est sorti ni pour quel chantier.

Ce que fait l'application, écran par écran

1. Tableau des stocks — Le patron et les chefs de chantier voient, en ouvrant l'application, ce qui reste de chaque matériau au dépôt et sur chaque chantier.
2. Réception de livraison — Le magasinier enregistre ce que le fournisseur vient de décharger, en sacs, en barres ou en voyages, pendant que le camion est encore là.
3. Sortie vers le chantier — Le magasinier ou le chef note ce qui part du dépôt, pour quel chantier et qui l'a pris, pour que le compte baisse au moment où le matériau sort.
4. Alertes de stock bas — Le patron voit la liste des matériaux qui descendent sous le seuil qu'il a fixé, avant que le chantier s'arrête.
5. Fournisseurs et commandes — Le patron garde ses fournisseurs avec un bouton qui ouvre la discussion WhatsApp, prépare une commande et la marque reçue quand la livraison arrive.
6. Historique par chantier — Le patron regarde tout ce qui est sorti pour un chantier donné, pour savoir où est passé le matériel et comparer avec ce qui était prévu.

Qui l'utilise et ce qu'elle enregistre

• Matériaux — Le nom du matériau comme on l'appelle au dépôt, l'unité dans laquelle on le compte, sac, barre, voyage ou carton, ce qui reste au dépôt et sur chaque chantier, et le niveau en dessous duquel il faut commander. Le patron et les chefs voient tout, le magasinier voit le dépôt.
• Entrées et sorties — Chaque mouvement de matériau avec la quantité, la date, le chantier concerné, la personne qui a reçu ou emporté, et une remarque si besoin. Le magasinier enregistre, le patron voit tout l'historique.
• Fournisseurs — Le nom de la maison, le numéro WhatsApp, ce qu'elle livre d'habitude et le temps qu'elle met à livrer. Visible par le patron seulement.
• Commandes — Le fournisseur, les matériaux demandés avec les quantités, la date de la demande, et si c'est livré, livré en partie ou toujours en attente. Visible par le patron, le magasinier voit celles qu'il doit réceptionner.
• Chantiers — Le nom du chantier, le client, le chef responsable, et s'il est en cours ou terminé. Visible par le patron et par le chef concerné.

Ce que ça change pour l'entreprise

Vous savez ce qui reste sans envoyer personne compter. Les achats en urgence et les doubles transports diminuent, parce que l'alerte tombe avant que le matériau finisse. Les maçons ne restent plus assis à attendre un camion de sable. Vous arrêtez d'acheter ce que vous aviez déjà au dépôt. Et quand le fer baisse plus vite que prévu, vous voyez quel chantier l'a pris et quel jour, au lieu de discuter dans le vide avec votre équipe.

La décision qui compte

La vraie question, c'est qui enregistre les mouvements et à quel moment. Première option, le patron saisit tout le soir à partir du cahier du dépôt. Deuxième option, le magasinier enregistre sur son téléphone au moment où le camion décharge et au moment où le chef emporte. Prenez la deuxième. Si la saisie se fait le soir, on recopie le cahier, on oublie les sorties, et l'application se met à mentir en une semaine. Pour que le magasinier suive, la sortie doit se faire en trois touches, matériau, quantité, chantier, sans texte à écrire.

Ce qu'il faut construire d'abord, et ce qui peut attendre

Commencez par les matériaux qui bloquent le chantier quand ils manquent, le ciment, le fer, le sable, le gravier, les pointes. Entrées, sorties, ce qui reste, alerte de niveau bas, liste des fournisseurs avec bouton WhatsApp. Ça suffit pour arrêter les arrêts de chantier. Laissez pour plus tard la valeur du stock en argent, la photo du bon de livraison, le rapprochement avec le devis du client et le détail de la quincaillerie fine. Un stock juste sur dix matériaux vaut mieux qu'un stock faux sur deux cents.

Comment BooDoo la construit

Vous décrivez votre dépôt et vos chantiers en mots simples, et BooDoo construit l'application. Elle crée la base qui garde les matériaux, les mouvements et les fournisseurs, avec une connexion par personne, pour que le magasinier, le chef de chantier et vous ne voyiez pas les mêmes écrans. La même demande donne un site web à votre adresse pour le bureau et une application Android que vous publiez sur Google Play avec votre compte. Le bouton WhatsApp vers le fournisseur s'ajoute avec. Plus tard, vous décrivez le changement et ça change.

Comment savoir que ça marche

Un matin, personne ne vous appelle pour dire qu'il n'y a plus de ciment, parce que la commande est partie trois jours avant. Et quand vous descendez au dépôt pour vérifier, le nombre de sacs sur le sol est celui que l'écran annonçait.

Construisez-la

Collez cette demande et elle est construite.

Je dirige une petite entreprise de bâtiment à Abidjan et je veux une application pour suivre mes matériaux. Il me faut un dépôt central et mes chantiers, et pour chaque matériau ce qui rentre quand le fournisseur livre et ce qui sort quand le chef de chantier vient prendre, compté en sacs, en barres ou en voyages. Le magasinier doit pouvoir enregistrer ça depuis son téléphone en quelques touches, au moment où le camion décharge. Moi, depuis le bureau ou chez moi, je veux voir ce qui reste partout, recevoir une alerte quand un matériau descend trop bas, garder mes fournisseurs avec un bouton pour ouvrir WhatsApp et commander, et voir l'historique de qui a pris quoi et pour quel chantier. Un site web pour moi et une application Android pour le magasinier et les chefs.