Facturas y pagos para escuela de manejo: recibe dinero sin estar detrás del teléfono

Factura a cada alumno, recibe los pagos desde tu teléfono y sabes en un momento quién pagó y quién debe.

Para quién es

Esto es para quien tiene una escuela de manejo chiquita. Dos o tres profesores, un par de máquinas, alumnos que entran y salen todo el mes. El dueño da clases también y además cobra, factura y cuadra. El problema aprieta a fin de mes, cuando hay que saber quién terminó de pagar el curso y quién va por la mitad, y la libreta no coincide con lo que entró al banco. También aprieta cuando un alumno llega al turno y nadie sabe si está al día.

El problema hoy

Hoy lo llevo en una libreta y en un grupo de WhatsApp. Le digo al alumno el precio del curso por mensaje, sin papel ni nada. Cuando paga por Transfermóvil me manda la foto del comprobante y ahí queda, perdida en el chat entre cien mensajes más. Después viene el pleito: el alumno dice que ya pagó dos veces y yo no tengo con qué buscarlo. Los que deben se me pierden, porque no tengo una lista, me acuerdo de los que veo. Y para cobrar tengo que ponerme a llamar uno por uno, y cuando llamo ya nadie coge el teléfono.

Qué hace la app, pantalla por pantalla

1. Cotización del curso (alumno) — Le muestra al alumno qué incluye el curso, cuánto cuesta y en cuántos pagos lo puede dar, para que acepte sin tener que ir a la oficina.
2. Mi cuenta (alumno) — Le dice al alumno cuánto lleva pagado, cuánto le falta y cuándo vence el próximo plazo, con sus recibos guardados.
3. Reportar un pago (alumno) — Sirve para que el alumno avise que transfirió y deje el número del comprobante, sin tener que mandar la foto al chat.
4. Cobros por confirmar (dueño o secretaria) — Es para revisar los pagos reportados contra lo que entró al banco y darlos por buenos, o marcar los que llegaron en efectivo.
5. Quién debe (dueño) — Es la lista de alumnos atrasados, ordenada por lo que falta, con un botón para escribirle a cada uno por WhatsApp.
6. Mis alumnos (profesor) — Le muestra al profesor los alumnos que atiende y si están al día, para que sepa a quién darle turno.
7. Cierre del mes (dueño) — Reúne lo cobrado, lo que quedó pendiente y lo que entró por cada curso, para cuadrar sin sentarse con la calculadora.

Quién la usa y qué registra

• Alumnos — Nombre, teléfono, curso en el que está, profesor que lo atiende y si está al día o debe. El dueño y la secretaria ven a todos, el profesor solo a los suyos, y cada alumno solo su propia ficha.
• Cursos y tarifas — Nombre del curso, qué incluye, cuántas clases trae, el precio y en cuántos plazos se puede dar. Los cambia el dueño, los demás solo los ven.
• Cotizaciones y facturas — A quién se le hizo, qué curso, el total, los plazos con sus fechas y si está aceptada, cobrada o vencida. El dueño y la secretaria las ven todas, el alumno ve las suyas.
• Pagos — Fecha, monto, si fue en efectivo o por transferencia, número del comprobante, quién lo recibió y a qué factura se le aplicó. Solo el dueño y la secretaria los confirman.
• Recordatorios — A qué alumno se le escribió, qué día y por cuál deuda, para no mandarle el mismo mensaje tres veces ni dejar a nadie sin avisar.

Qué cambia para el negocio

Se acaba el buscar comprobantes en el chat. Cada peso que entra queda con fecha, nombre y número de comprobante, y el alumno tiene su recibo sin pedirlo. La lista de quién debe se arma sola, así que el cobro deja de depender de la memoria del dueño. Los recordatorios salen a tiempo y en buen tono, y la gente paga más cerca de la fecha. Se discute menos, porque los dos están mirando lo mismo. Y a fin de mes cuadrar es abrir la aplicación, no quedarse con la libreta hasta la noche.

La decisión que importa

Lo que hay que decidir es si cobras el curso completo al inscribir o lo cobras por partes. Completo adelantado te asegura el dinero y te ahorra el cobro, pero espanta a la gente que no tiene todo junto, y si el alumno deja el curso a la mitad te queda el reclamo encima. Por partes entra más gente, pero te obliga a estar detrás de cada pago. Lo que conviene es el medio: una matrícula al inscribir, que no se devuelve y cubre el papeleo y las primeras clases, y el resto en dos o tres plazos con fecha puesta. Así el alumno entra sin ahogarse, tú tienes algo en mano desde el primer día, y la aplicación es la que avisa de los plazos en vez de ti.

Qué construir primero y qué puede esperar

Primero: inscribir al alumno, sacarle la factura del curso con sus plazos, registrar los pagos en efectivo y por transferencia, y la lista de quién debe con el botón de WhatsApp. Con eso ya dejas de perder dinero. Puede esperar el control de asistencia a cada turno, la agenda de las máquinas, los informes por profesor y los recibos con tu logo. Son cosas buenas, pero ninguna te está costando dinero hoy. Lo que te cuesta es no saber quién debe.

Cómo la construye BooDoo

Lo describes en tus palabras y BooDoo lo arma. Te queda la base de datos y la entrada con contraseña, con pantallas distintas para ti, para tus profesores y para los alumnos. Del mismo pedido sale la aplicación de Android, que puedes publicar en Google Play con tu propia cuenta, y el sitio web con su dirección en internet, al que le puedes conectar tu dominio. Los botones de WhatsApp abren el chat con la escuela para los recordatorios. Después lo cambias describiendo el cambio. Y si prefieres no armarlo tú, BooDoo Launch te lo arma.

Cómo sabrás que funciona

Llega fin de mes, abres la lista de quién debe y es corta, y no tuviste que llamar a nadie para saber si pagó. Cuando un alumno dice que ya transfirió, lo buscas por el comprobante delante de él y se acaba la conversación.

Constrúyela

Pega esta petición y se construye.

Tengo una escuela de manejo con dos profesores y dos máquinas, y quiero una aplicación para el teléfono con su sitio web detrás para no estar detrás del dinero. Necesito inscribir al alumno con su nombre y su teléfono, escogerle el curso, mandarle la cotización y que le quede una factura con lo que debe y en cuántos plazos lo va a dar, empezando por la matrícula. Cuando pague por transferencia quiero que él mismo reporte el pago con el número del comprobante y que me llegue a mí para confirmarlo, y si paga en efectivo que lo marque la secretaria. Que yo tenga una pantalla con quién está al día y quién debe, con un botón para escribirle por WhatsApp un recordatorio amable. Los profesores solo deben ver sus alumnos y si están al día, y el alumno solo su cuenta y sus recibos.