Marcação de consultas online para clínica com agenda da receção

Os doentes marcam online e vês tudo no calendário, sem estar sempre ao telefone.

Para quem é

Uma clínica de bairro com três médicos, uma pessoa na receção e outra que ajuda nas manhãs mais cheias. A dona é médica e também atende. O problema aperta às nove da manhã: o telefone não para, há duas pessoas de pé ao balcão à espera de marcar, e ainda ficaram cinco mensagens de WhatsApp da noite anterior sem resposta. Serve igual para clínicas dentárias, fisioterapia ou uma consulta de nutrição a dias certos.

O problema hoje

A agenda é um livro grande em cima do balcão, com rasuras a lápis. Quem quer consulta telefona, e se ninguém puder atender, desliga e vai a outro sítio. Há quem mande mensagem para o telemóvel da clínica a pedir hora, e essas mensagens ficam para responder quando houver tempo, o que às vezes é no dia seguinte. Já aconteceu marcar duas pessoas para a mesma hora porque uma foi apontada no livro e outra ficou numa mensagem. Quando um médico falta, a receção passa a manhã a telefonar a todos para desmarcar. E há sempre doentes que simplesmente não aparecem, com a hora perdida e mais ninguém a ocupá-la.

O que o app faz, tela por tela

1. Marcar consulta (doente) — Deixa o doente escolher a especialidade, o médico e uma hora que esteja realmente livre, e ficar com a marcação feita na hora.
2. As minhas marcações (doente) — Mostra ao doente as consultas que tem, com a possibilidade de cancelar ou mudar a hora sem telefonar à clínica.
3. Agenda do dia (receção) — Junta num só calendário as consultas de todos os médicos, para a receção confirmar, mover horas e marcar também quem aparece ao balcão ou telefona.
4. Ficha do doente (receção e médico) — Guarda contactos, consultas anteriores e notas de atendimento, para ninguém ter de perguntar outra vez o que já foi dito.
5. Horários e ausências (médico) — Cada médico marca os dias e horas em que atende, as férias e as faltas, para que nunca apareçam horas que não existem.
6. Lembretes (receção) — Mostra que avisos foram enviados a cada doente e quem já confirmou a presença.
7. Resumo da clínica (dona) — Dá à dona a visão das horas ocupadas e vazias, dos cancelamentos e das faltas por médico, para decidir onde abrir ou fechar horário.

Quem usa e o que ele registra

• Doentes — Nome, telefone, email, data de nascimento e notas da receção. O doente vê os seus próprios dados, a receção e os médicos vêem os de todos.
• Marcações — Dia, hora, médico, especialidade, doente, estado (marcada, confirmada, desmarcada, faltou) e quem a fez. O doente vê as suas, a receção e os médicos vêem a agenda inteira.
• Médicos e horários — Nome, especialidade, dias e horas de atendimento, duração da consulta, férias e ausências. Cada médico trata do seu, a receção e a dona vêem todos.
• Lembretes enviados — A quem foi, por que via, quando saiu e se houve confirmação. Visível à receção e à dona.

O que muda para o negócio

O telefone deixa de ser a única porta de entrada. Quem quer consulta às onze da noite marca às onze da noite, e de manhã a agenda já está preenchida sem ninguém ter atendido uma chamada. Acaba a dupla marcação, porque há uma só agenda e é a mesma para a receção e para os médicos. Menos faltas, porque o lembrete sai antes do dia da consulta e quem não pode vir cancela sozinho, libertando a hora para outro. Quando um médico falta, avisa-se todos de uma vez em vez de telefonar um a um. E a receção volta a fazer o que importa: receber quem está à frente dela.

A decisão que importa

A decisão é pedir ou não pagamento adiantado para garantir a hora. Pedir um valor à cabeça reduz as faltas, mas afasta doentes que nunca pagaram nada para marcar e atira para a receção o trabalho de devolver dinheiro a quem cancela a tempo, com discussões ao balcão. Não pedir nada é mais simples e mais perto do que as pessoas esperam numa clínica. A recomendação é começar sem pagamento adiantado e atacar as faltas com o que custa menos: lembrete antes da consulta, confirmação com um toque e cancelamento fácil. A clínica fica com o registo de quem falta e, se houver nomes repetidos, trata-se desses casos ao telefone, não com uma regra para todos.

O que construir primeiro, e o que pode esperar

Primeiro apenas o essencial: horários de cada médico, marcação online pelo doente, agenda do dia para a receção e lembrete antes da consulta. É isto que tira as chamadas do balcão e é isto que já serve no dia em que abre. Fica para depois a aplicação para Android, os pagamentos online, o endereço próprio da clínica e a zona onde o doente consulta exames e relatórios. Nada disso resolve o telefone a tocar, e o resumo da clínica só diz algo depois de haver semanas de marcações lá dentro.

Como a BooDoo constrói

Descreves a clínica em português e o BooDoo constrói. Faz a base de dados e a entrada com senha, com ecrãs diferentes para o doente, para a receção, para o médico e para a dona. A mesma descrição dá um site num endereço próprio e, se quiseres, a aplicação Android para publicares no Google Play na tua conta, podendo ligar o domínio da clínica. Liga as mensagens dos lembretes, o mapa com a morada e um botão de WhatsApp para a receção. Depois muda-se descrevendo a mudança. Há clínicas já feitas para experimentar e copiar. E se preferires não ser tu a fazer, o BooDoo Launch faz por ti.

Como saber que funciona

A primeira hora da manhã passa sem o telefone tocar para marcações, e a agenda do dia seguinte já está quase cheia antes de a receção chegar. O livro de papel fica fechado em cima do balcão.

Construa

Cole este pedido e ele é construído.

Tenho uma clínica com três médicos e quero um site onde os doentes escolham a especialidade, o médico e uma hora livre e marquem sozinhos, com confirmação no ecrã e lembrete por mensagem no dia anterior, podendo cancelar ou mudar a hora sem telefonar. A receção precisa de uma agenda do dia por médico para confirmar, mover horas e marcar também quem telefona ou aparece ao balcão, e de uma ficha com contactos e consultas anteriores de cada doente. Cada médico define os seus horários, férias e ausências, para nunca aparecerem horas que não existem. Quero ainda um resumo da clínica só para mim, com as horas ocupadas e vazias, os cancelamentos e as faltas por médico. Põe a nossa morada no mapa e um botão de WhatsApp para falar com a receção. Mais tarde talvez queira a aplicação para Android.