Presupuestos y facturas para fotógrafos: sin papeles ni correos

Armas la cotización, se la mandas al cliente por WhatsApp, ves quién la aprobó y la factura sale sola cuando queda pagada.

Para quién es

Fotógrafa de bodas y grados en Bogotá, o un videógrafo en Medellín que cubre eventos de empresa. Trabaja solo o con un asistente y un editor que entra por horas. El problema pega el lunes después de un fin de semana de tres eventos: cuatro personas escribiendo al WhatsApp pidiendo precios, dos clientes preguntando cuánto les falta por pagar, y una boda de diciembre que quedó apartada sin un peso de anticipo.

El problema hoy

Cada cotización la hago en el celular, le copio y pego el mensaje que le mandé al cliente anterior y le cambio los datos. A veces me equivoco y mando un precio viejo. El cliente dice que lo piensa y ahí se pierde la conversación entre cien chats. No sé a quién le hice seguimiento y a quién no. El saldo lo tengo apuntado en un cuaderno y en una hoja de cálculo que no cuadra. Me toca escribirle a la gente para preguntar si ya consignó, y eso da pena. Dos veces aparté la misma fecha porque no tenía claro quién había abonado. La cuenta de cobro la armo de noche, después de editar.

Qué hace la app, pantalla por pantalla

1. Cotización en línea — El cliente abre el enlace que le llegó por WhatsApp, ve el paquete, las horas de cubrimiento y lo que incluye, y aprueba con un botón.
2. Pago del anticipo — El cliente paga el abono para apartar la fecha con tarjeta, PSE o Nequi, y le queda el soporte.
3. Armar cotización — El dueño elige el tipo de evento y el paquete, ajusta precio y fechas de pago, y genera el enlace para mandar.
4. Quién debe qué — El dueño ve en una sola pantalla las cotizaciones enviadas, las aprobadas, los anticipos recibidos y los saldos pendientes.
5. Agenda de eventos — El dueño y el asistente ven las fechas ya apartadas, la hora de llegada y el lugar, sin ver los valores.
6. Cuenta de cobro — El dueño emite la factura con los datos del cliente cuando el evento queda pagado, y el cliente la descarga desde su mismo enlace.

Quién la usa y qué registra

• Clientes — Nombre, celular, correo, documento o NIT para facturar, y de qué evento viene. Solo el dueño los ve completos.
• Cotizaciones — Tipo de evento, paquete, lo que incluye, valor, fecha del evento, si fue enviada, aprobada o rechazada. El cliente ve la suya, el dueño ve todas.
• Pagos — Anticipo y abonos recibidos, medio de pago, fecha y saldo que falta. El cliente ve su cuenta, el dueño ve la de todos.
• Eventos apartados — Fecha, hora de llegada, lugar, cliente y quién del equipo va. El asistente ve esto sin los valores.
• Facturas — Número, cliente, concepto, valor y si ya quedó pagada. El dueño las emite, el cliente descarga la suya.

Qué cambia para el negocio

Las cotizaciones salen iguales y bien hechas, sin copiar y pegar mensajes viejos. La fecha no se aparta hasta que entre el anticipo, así que se acaban las dobles reservas de diciembre. El dueño abre una pantalla y sabe quién aprobó, quién abonó y quién quedó debiendo, sin buscar en el cuaderno ni en los chats. Los recordatorios de pago los manda la aplicación, no la persona, y eso quita la pena de estar cobrando. Se recuperan las noches que antes se iban armando cuentas de cobro.

La decisión que importa

La decisión es si se cobra anticipo para apartar la fecha o si se aparta con la sola palabra del cliente. Si se aparta sin plata, la agenda se llena de fechas que después se caen y hay que decirle no a clientes que sí iban a pagar. Si se exige anticipo, algún cliente se va a ir, pero el que se queda ya está comprometido. Vaya por el anticipo: la cotización se aprueba con un botón y la fecha queda bloqueada solo cuando el pago entra. Déjelo claro en la misma cotización, con el valor del abono y la fecha del saldo, para que nadie se sienta sorprendido.

Qué construir primero y qué puede esperar

Primero la cadena completa de la plata: armar la cotización, mandar el enlace, que el cliente apruebe, que pague el anticipo, que la fecha quede apartada y que el dueño vea los saldos. Eso es lo que hoy se está perdiendo. Pueden esperar el contrato firmado dentro de la aplicación, la galería de entrega de fotos, los informes del año y la aplicación de celular para el asistente. Si arranca con todo eso, no arranca.

Cómo la construye BooDoo

Usted describe esta aplicación en sus palabras y BooDoo la construye, con su base de datos y su ingreso con clave, donde el dueño ve los valores, el asistente solo ve la agenda y el cliente solo ve su cotización. Queda una página en una dirección propia a la que puede conectar su dominio, y si después quiere una aplicación de Android para llevar la agenda en el celular, sale de la misma petición. Los pagos en línea y el botón de WhatsApp se conectan cuando los necesita. Después cambia lo que quiera describiendo el cambio.

Cómo sabrás que funciona

El lunes por la mañana abre el tablero, ve en un minuto cuáles cotizaciones quedaron aprobadas el fin de semana y quién todavía debe el saldo, y no tuvo que escribirle a nadie para preguntar si ya pagó.

Constrúyela

Pega esta petición y se construye.

Soy fotógrafa de bodas, grados y eventos de empresa, y quiero una página donde yo arme la cotización con mis paquetes, las horas de cubrimiento, las fotos que entrego y el video si lo piden, y que me dé un enlace para mandarle al cliente por WhatsApp. El cliente debe ver la cotización, aprobarla con un botón y pagar el anticipo en línea con tarjeta, PSE o Nequi, y la fecha solo queda apartada cuando ese anticipo entre. Quiero un tablero donde vea quién aprobó, quién abonó, quién quedó debiendo el saldo y qué eventos tengo en el mes, que la aplicación le recuerde al cliente antes de cada fecha de pago, y que cuando el evento quede pagado me genere la cuenta de cobro con mis datos y el documento del cliente. Mi asistente solo debe ver la agenda con la fecha, la hora y el lugar, sin ver la plata. Después quiero la misma cosa en una aplicación de Android para mirarla en el celular.