Suivre les factures impayées et relancer les clients qui oublient de payer

Notez qui doit de l'argent dans votre garage et envoyez un rappel poli quand le délai de paiement approche.

Pour qui

Un garage de quartier à Yopougon. Le patron est lui-même mécanicien. Il travaille avec deux mécaniciens, un tôlier et des apprentis. Ses clients sont des particuliers, des chauffeurs de taxi et quelques petites sociétés qui envoient leurs camionnettes. Le problème arrive quand le client vient chercher sa voiture, verse une partie et dit qu'il complète plus tard. Des semaines après, personne ne sait plus combien il reste.

Le problème aujourd'hui

Je note tout dans un cahier. Quand la voiture sort, je marque le nom et le reste à payer. Mais le cahier reste à l'atelier, il prend la graisse, et parfois c'est l'apprenti qui écrit dedans. Quand je veux savoir qui me doit quoi, je tourne les pages. Les sociétés veulent une facture propre avec un numéro, et moi j'écris à la main. Pour relancer, je ne me rappelle plus la date de sortie. Souvent c'est le client qui revient longtemps après pour une autre panne, et je découvre qu'il n'a jamais complété. Cet argent-là, ce sont les pièces que je n'ai pas pu acheter.

Ce que fait l'application, écran par écran

1. Accueil du patron — Montre au patron, dès l'ouverture de l'atelier, le total que les clients lui doivent et les factures dont le délai arrive ou est déjà passé.
2. Fiche véhicule et devis — Permet au chef d'atelier d'enregistrer le véhicule, la panne, les pièces et la main-d'œuvre, puis de sortir un devis que le client approuve avant les travaux.
3. Facture et versements — Sert au personnel et au patron à transformer le devis en facture quand la voiture sort, puis à noter chaque versement, acompte comme solde, avec le reste à payer qui se met à jour.
4. Relances — Regroupe les clients en retard pour envoyer un rappel poli par WhatsApp ou par SMS, avec le montant restant, sans chercher le numéro ailleurs.
5. Espace client — Permet au client de voir son devis, sa facture, ce qu'il a déjà versé, ce qu'il reste à payer, et de payer par mobile money.
6. Rapport du mois — Montre au patron ce qui est entré en caisse, ce qui reste dehors et quels clients paient toujours en retard.

Qui l'utilise et ce qu'elle enregistre

• Clients et véhicules — Nom, numéro WhatsApp, société quand il y en a une, immatriculation et modèle, passages précédents. Le patron et l'atelier voient tout. Le client ne voit que ses propres véhicules.
• Devis et travaux — Panne signalée, travaux prévus, pièces, main-d'œuvre, montant, date d'approbation par le client. L'atelier saisit, le patron valide, le client voit son devis.
• Factures — Numéro, date de sortie du véhicule, montant total, délai de paiement accordé, et si c'est payé, partiellement payé ou en retard. Patron et atelier, et chaque client pour la sienne.
• Versements — Montant reçu, date, moyen utilisé comme espèces, mobile money ou virement, et qui a encaissé. Le patron voit tout, chacun à l'atelier voit ce qu'il a encaissé, le client voit ses propres versements.
• Rappels envoyés — Date du rappel, canal utilisé, facture concernée, réponse du client. Visible par le patron seulement.

Ce que ça change pour l'entreprise

Le patron sait, sans tourner une seule page, qui lui doit de l'argent et depuis quand. Les sociétés reçoivent une facture propre avec un numéro, ce qui débloque leurs paiements chez elles. Les rappels partent au bon moment et restent polis, donc le client n'oublie plus et ne se sent pas agressé. Chaque versement en espèces ou en mobile money est noté tout de suite, donc il n'y a plus de discussion sur ce qui a déjà été payé. L'argent qui dort dehors rentre plus vite, et le patron commande ses pièces sans attendre.

La décision qui compte

La décision qui compte: est-ce que l'application demande un acompte quand le client approuve le devis, ou est-ce qu'on facture tout à la sortie du véhicule. Facturer à la sortie est plus simple pour l'atelier, mais c'est exactement là que naissent les dettes, parce que le client repart avec sa voiture et promet de compléter. Avec l'acompte à l'approbation, les pièces sont déjà couvertes, et un client qui a payé une partie revient payer le reste. Partez sur l'acompte, calculé sur les pièces, en laissant le patron l'enlever pour les habitués et pour les sociétés qui ont une convention. La règle protège le garage sans faire fuir les fidèles.

Ce qu'il faut construire d'abord, et ce qui peut attendre

Commencez par les clients et véhicules, les factures, les versements et les relances. C'est ça qui ramène l'argent. Le devis détaillé relié au stock de pièces, la carte pour la dépanneuse et les rapports du mois peuvent attendre. Tant que le patron ne voit pas en une page qui doit quoi, le reste ne sert à rien. Le paiement en ligne s'ajoute quand les clients demandent déjà à régler par mobile money.

Comment BooDoo la construit

Vous décrivez votre garage en français, comme vous le racontez à un client, et BooDoo construit. Vous obtenez la base des clients, des factures et des versements, avec une connexion séparée pour le patron, l'atelier et le client, chacun sur son écran. La même demande donne le site sur sa propre adresse et l'application Android, que vous publiez sur Google Play avec votre compte. Le paiement mobile money et les boutons WhatsApp s'ajoutent par les intégrations prêtes. Plus tard, vous décrivez le changement et c'est modifié.

Comment savoir que ça marche

Un matin, vous ouvrez l'application avant d'ouvrir l'atelier et la liste des retards est courte. Les clients sortis la semaine passée ont déjà complété, et vous n'avez eu personne à appeler.

Construisez-la

Collez cette demande et elle est construite.

Je tiens un garage de mécanique auto. Je veux une application où j'enregistre chaque client avec son numéro WhatsApp, son véhicule et son immatriculation, puis le devis des travaux avec les pièces et la main-d'œuvre. Quand la voiture sort, le devis devient une facture avec un numéro et un délai de paiement. Je note chaque versement, espèces, mobile money ou virement, et l'application calcule ce qui reste. Sur ma page d'accueil je veux voir le total que les clients me doivent et la liste de ceux dont le délai approche ou est passé, avec un bouton pour envoyer un rappel poli par WhatsApp. Mes mécaniciens doivent pouvoir saisir les travaux sans voir mes totaux. Le client doit pouvoir ouvrir un lien, voir sa facture, ce qu'il a déjà versé, et payer par Orange Money ou Wave. Il me faut l'application Android et le site.