Veteriner kliniğine gelen müşteri: online randevu yapınca neler değişir

Hasta sahibi akşam yatmadan randevusunu alır, öncesinden hatırlatma gider, klinikteki çakışmalar ve deftere yazılmayanlar biter.

Kimin için

İki hekimin ve bir yardımcının çalıştığı mahalle kliniği. Gün aşı, muayene, tıraş ve arada gelen acil arasında geçiyor. Klinik sahibi hekim, elinde tırnak makası varken telefonu omzuna sıkıştırıp randevu yazmaya çalışıyor. Cumartesi sabahı kapı önünde üç kişi birikiyor, üçüne de saat on denmiş. Bunu kendi kliniğinizde yaşadıysanız bu yazı sizin için.

Bugünkü sorun

Randevuyu masanın üstündeki deftere yazıyoruz. Bazen yardımcım yazıyor, bazen ben. WhatsApp'tan yazanı defterin kenarına not ediyorum, sonra gözden kaçıyor. Aynı saate iki köpek geliyor, biri yarım saat bekliyor, ikisi de huzursuz oluyor. Muayenedeyken telefonu açamıyorum, açamadığım kişi başka kliniğe gidiyor. Gelmeyen de çok; hasta sahibi randevusunu unutuyor, haber vermiyor, o saat boş kalıyor. Kedinin son aşısı ne zaman yapıldı diye soruyorlar, defterleri geriye doğru karıştırıyorum.

Uygulama ne yapar, ekran ekran

1. Randevu alma sayfası (hasta sahibi) — Hasta sahibi hizmeti ve hekimi seçip kliniğin gerçekten müsait olduğu saatler arasından kendine saat ayırır.
2. Randevularım (hasta sahibi) — Aldığı randevuyu görür, gelemeyeceği zaman saatini erteler ya da iptal eder.
3. Günün takvimi (klinik personeli) — Personel gün ve hafta görünümünde kimin ne için geldiğini görür, gelen randevuyu onaylar veya başka saate taşır.
4. Hasta kartı (hekim ve personel) — Hayvanın türü, geçmiş muayeneleri ve aşı tarihleri tek yerde durur, muayeneden sonra not eklenir.
5. Hatırlatmalar (personel) — Yarın gelecekleri liste halinde gösterir, hatırlatma gider, gerekirse WhatsApp butonuyla sohbet açılır.
6. Çalışma saatleri ve hizmetler (klinik sahibi) — Sahibi hizmet sürelerini, hekimlerin çalışma saatlerini ve kapalı günleri belirler, müsait saatler buna göre çıkar.

Kim kullanır ve neyi kaydeder

• Hasta sahibi kaydı — Ad soyad, telefon, e-posta, adres. Kişi kendi bilgisini görür ve düzeltir, klinik hepsini görür.
• Hayvan kartı — Adı, türü, ırkı, doğum yılı, kısırlaştırıldı mı, alerji ve kronik durum notu, aşı tarihleri. Sahibi yalnızca kendi hayvanını görür, hekim ve personel tümünü.
• Randevu — Tarih ve saat, hizmet, hekim, hasta sahibi ve hayvan, durumu: bekliyor, onaylandı, ertelendi, gelmedi. Sahibi kendi randevusunu, klinik tamamını görür.
• Hizmetler ve süreler — Muayene, aşı, kontrol, tıraş gibi hizmetler ve her birinin kaç dakika sürdüğü. Klinik sahibi düzenler, herkes görür.
• Hatırlatma kaydı — Hangi randevu için ne zaman hatırlatma gitti, hasta sahibi ne cevap verdi. Yalnızca klinik görür.

İşletme için ne değişir

Aynı saate iki hasta yazılmıyor, dolan saat kendiliğinden kapanıyor. Akşam ve hafta sonu gelen randevular kaçmıyor, kimse telefonun açılmasını beklemek zorunda kalmıyor. Hatırlatma gittiği için gelmeyen azalıyor, boşalan saat aynı gün başkasına veriliyor. Hekim muayenedeyken telefona koşmuyor. Aşı tarihi sorulduğunda defter karıştırmak yerine hasta kartına bakılıyor. Gün, sabah kapı açılmadan planlanmış oluyor.

Önemli olan tek karar

Asıl karar randevu için kapora alıp almamak. Kapora alırsanız gelmeyen azalır, ama hayvanı hastalanmış biri kart bilgisi girmekle uğraşmaz, telefona sarılır ve online randevu boşa düşer. Kapora almazsanız randevu almak kolaydır, karşılığında bazı saatler boş kalır. Başlangıç için kapora almayın. Yerine iki şey koyun: bir gün önce ve sabah hatırlatma gitsin, iptal tek dokunuşla olsun ki boşalan saati aynı gün başkasına açabilin. Tıraş ve kısırlaştırma gibi uzun, planlı işlerde kaporayı sonra düşünürsünüz.

Önce ne yapılmalı, ne bekleyebilir

Önce şu üçü çalışsın: hasta sahibinin kendi randevusunu alması, personelin takvimi görüp onaylaması, hatırlatmanın gitmesi. Hayvan kartı basit kalsın, ad ve tür yeter. Aşı zamanı geldi bildirimi, mama ve ürün satışı, online ödeme, ikinci şube, stok takibi sonraya kalsın. İlk iş randevunun yerine oturması; onun oturduğunu görmeden gerisini eklemek işi karıştırır.

BooDoo bunu nasıl yapar

Kliniği ve istediğiniz akışı Türkçe anlatıyorsunuz, BooDoo kuruyor. Hasta sahibi, personel ve sahip için ayrı giriş ve ayrı ekranlar, kayıtların durduğu yerle birlikte gelir. Aynı istekten kendi adresinde açılan bir site ve isterseniz Google Play'de kendi hesabınızdan yayınlayacağınız bir Android uygulaması çıkar, kendi alan adınızı bağlarsınız. Hatırlatma mesajı, haritada konum ve WhatsApp sohbeti açan buton gerektiğinde eklenir. Sonrasını yine anlatarak değiştiriyorsunuz. Veteriner için hazır uygulamayı canlı deneyip kendi çalışma alanınıza kopyalayabilirsiniz. Uğraşmak istemezseniz BooDoo Launch sizin için kuruyor.

İşe yaradığını nasıl anlarsınız

Sabah kliniği açtığınızda günün kimlerle geçeceği ekranda yazılı oluyor ve deftere bakma ihtiyacı duymuyorsunuz. Randevuların bir kısmı siz telefona bakmadan, akşam ve hafta sonu saatlerinde kendiliğinden düşmeye başlıyor.

Oluşturun

Bu isteği yapıştırın, uygulama oluşturulsun.

Mahalle veteriner kliniğim için randevu sitesi istiyorum. Hasta sahibi telefonundan girip muayene, aşı, kontrol ya da tıraş seçsin, iki hekimden birini seçsin ve sadece bizim çalışma saatlerimizdeki boş saatleri görsün; muayene yarım saat, tıraş bir saat sürüyor, cumartesi öğlene kadar açığız, pazar kapalıyız. Randevu bize düşsün, yardımcım takvimden onaylasın, gerekirse başka saate taşısın. Hasta sahibi kendi randevusunu görsün, gelemezse iptal etsin. Bir gün önce ve sabah hatırlatma mesajı gitsin. Her hayvan için ad, tür ve aşı tarihlerinin yazıldığı basit bir kart olsun, hekim muayeneden sonra not ekleyebilsin. Sitede kliniğin haritada konumu ve WhatsApp'tan yazmak için bir buton olsun. Bir de Android uygulaması istiyorum.