Фрилансер со множеством клиентов: как не запутаться в счетах

Все счета и оплаты от разных клиентов в одном приложении: сразу видно, кто уже заплатил, а кто задолжал.

Для кого это

Вы работаете на себя: дизайн, сайты, монтаж, тексты, реклама. Оформлено ИП, иногда подключаете верстальщика или монтажёра на подряд. Клиентов одновременно шесть, восемь, десять, кто-то из Алматы, кто-то из Астаны, кто-то пишет из другой страны. Проблема бьёт в конце месяца, когда надо понять, сколько вам вообще должны, и вы полчаса листаете переписку в WhatsApp и папку с документами.

Проблема сегодня

Смету я пишу в заметках, потом переношу в Word, ставлю печать, сохраняю в PDF и отправляю в WhatsApp. Счёт ушёл картинкой, и куда он потом делся, я не помню. Оплата приходит на Kaspi без комментария, и я угадываю, от кого она. Один клиент перевёл половину, второй просил счёт заново, потому что бухгалтерия не нашла, третий давно закрыл, а я ему всё ещё стесняюсь напомнить. Акты подписываем то в мессенджере, то никак. Хуже всего то, что о неоплаченном счёте я вспоминаю случайно, через месяц, когда спрашивать уже неудобно.

Что делает приложение, экран за экраном

1. Мои клиенты и долги — Первый экран владельца: список клиентов, у кого висит неоплаченный счёт и на какую сумму, сверху те, у кого срок уже прошёл.
2. Карточка клиента — Владелец видит по одному клиенту всё сразу: сметы, счета, что оплачено, что осталось, и кнопку, которая открывает переписку с ним в WhatsApp.
3. Новая смета — Владелец собирает смету из работ и сумм, сохраняет её и отправляет клиенту ссылку, а позже превращает эту же смету в счёт, не набирая всё заново.
4. Счёт для клиента — Клиент открывает свой счёт по ссылке на сайте и видит перечень работ, сумму, срок оплаты и реквизиты для перевода, без входа в чужие счета.
5. Отметить оплату — Владелец записывает поступление по счёту, целиком или частями, и остаток пересчитывается сам.
6. Напоминания — Владелец видит просроченные счета в одном списке, берёт готовый вежливый текст и отправляет его клиенту в WhatsApp в два касания.
7. Итоги месяца — Владелец смотрит, сколько выставлено, сколько получено и сколько ещё ждёт оплаты.

Кто им пользуется и что оно хранит

• Клиенты — Название или имя, контактное лицо, телефон и WhatsApp, реквизиты для счёта, заметки о договорённостях. Видит только владелец.
• Сметы — Клиент, перечень работ, сумма по каждой строке, общая сумма, дата отправки, состояние: отправлена, согласована, отклонена, превращена в счёт. Клиент видит только свою смету по ссылке.
• Счета — Номер, клиент, за какие работы, сумма, срок оплаты, сколько уже поступило и сколько осталось, состояние: ждёт оплаты, оплачен частично, оплачен, просрочен. Клиент видит только свой счёт.
• Оплаты — К какому счёту относится, сумма, дата, как пришло: перевод на Kaspi, на счёт ИП, наличными. Видит только владелец.
• Напоминания — По какому счёту, когда отправлено, какой текст ушёл. Видит только владелец, чтобы не писать одному клиенту дважды в день.

Что это меняет для бизнеса

Вы перестаёте держать деньги в голове. Долги видно на первом экране, а не в переписке за прошлый месяц. Счёт находится сразу, если бухгалтерия клиента просит его заново. Частичная оплата больше не путает вас: остаток считается сам. Напомнить становится спокойным делом, потому что текст уже готов и вы видите, когда напоминали в прошлый раз. Меньше работ уходит в тишину без оплаты, меньше вечеров тратится на сверку, и у клиента вид у ваших документов такой же аккуратный, как у компании.

Решение, которое важно

Главный вопрос: берёте аванс или работаете под оплату после сдачи. Под оплату после сдачи проще договориться с новым клиентом, но именно так и появляются долги, о которых потом неудобно писать. Аванс наполовину дисциплинирует обе стороны и отсеивает тех, кто исчезнет. Берите аванс и сразу закладывайте в приложение оплату частями: счёт на аванс, потом счёт на остаток, и остаток виден на экране, пока не закрыт. Для постоянных клиентов, которые платят исправно, оставьте себе возможность выставить один счёт на всю сумму.

Что сделать сначала, а что может подождать

Сначала только то, что касается денег: клиенты, счета, отметка оплаты, экран с долгами и напоминание в WhatsApp. Этого уже хватает, чтобы перестать терять оплаты. Сметы, акты выполненных работ, оплата картой по ссылке, итоги по месяцам и доступ для подрядчика можно добавить потом, когда вы проживёте с приложением пару месяцев и поймёте, что вам реально мешает.

Как BooDoo его создаёт

Вы описываете это в BooDoo обычными словами, на русском или на казахском, и получаете работающее приложение. BooDoo делает базу и вход, где вы видите всё, а клиент по ссылке видит только свой счёт. Из одной заявки выходит приложение на Android, которое можно выложить в Google Play под своим аккаунтом, и сайт на живом адресе, к нему можно подключить свой домен. Кнопки WhatsApp открывают переписку с клиентом. Позже добавить оплату картой или акты можно так же, словами. Если строить самому не хочется, это соберёт BooDoo Launch.

Как понять, что оно работает

В конце месяца вы открываете один экран и сразу называете, кто вам должен, не заглядывая в переписку. И напоминание уходит в тот день, когда прошёл срок, а не через месяц.

Создайте его

Вставьте этот запрос, и приложение будет создано.

Я работаю на себя, делаю сайты и дизайн на заказ, клиентов одновременно много, и я путаюсь, кто уже заплатил, а кто нет. Сделайте приложение на телефон и сайт к нему, где я веду список клиентов и по каждому вижу его счета: сколько выставлено, сколько получено, сколько ещё висит. Счёт я создаю в приложении и отправляю клиенту ссылку на его счёт на сайте, чтобы он открыл и увидел перечень работ, сумму, срок оплаты и мои реквизиты. Оплату отмечаю сам, в том числе частями, остаток пусть считается сам. Просроченные счета собирайте в отдельный экран с готовым вежливым текстом и кнопкой, которая открывает переписку с этим клиентом в WhatsApp. И нужен экран с итогами месяца: выставлено, получено, ожидается. Вход в приложение только для меня, клиент видит только свой счёт и ничего больше.